Verwerkersovereenkomst

Partijen

Verwerkingsverantwoordelijke: de organisatie die een account heeft (hierna: de klant).

Verwerker: Liam Management B.V., handelend onder de naam Platform Kinderopvang, Haarlemmerstraat 11-B, 2182 HA Hillegom, KvK 75288095.

1. Waarvoor wij verwerken

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend om het platform te leveren en te onderhouden, en uitsluitend op instructie van de klant. Wij gebruiken de gegevens niet voor eigen doeleinden, verstrekken ze niet aan derden en gebruiken ze niet om AI-modellen te trainen.

Vinden wij dat een instructie in strijd is met de privacywetgeving, dan melden we dat direct en voeren we die instructie niet uit.

2. Om welke gegevens het gaat

Afhankelijk van welke onderdelen de klant gebruikt:

3. Geheimhouding

Iedereen bij ons die toegang heeft, is tot geheimhouding verplicht. Toegang krijgt alleen wie die nodig heeft voor support of onderhoud, en alleen zolang dat nodig is.

4. Beveiliging

• Versleutelde verbindingen (https) en versleutelde opslag.
• Toegang per organisatie afgeschermd in de database zelf, zodat een fout in het scherm geen gegevens van een andere organisatie kan tonen.
• Meldcodedossiers aanvullend versleuteld met een wachtwoordzin van de klant, die wij niet kennen en niet kunnen herstellen.
• Reservekopieën binnen de Europese Unie, met periodieke controle of terugzetten werkt.
• Wachtwoordloos inloggen via een eenmalige link, zodat er geen wachtwoorden rondslingeren.

5. Wie wij inschakelen

Wij maken gebruik van subverwerkers. De actuele lijst staat in de privacyverklaring. Met elk van hen hebben wij een verwerkersovereenkomst met minstens dezelfde verplichtingen. Wisselen we van subverwerker, dan melden we dat ten minste dertig dagen van tevoren; de klant mag daartegen bezwaar maken en in dat geval opzeggen.

6. Doorgifte buiten de EU

Opslag gebeurt binnen de Europese Unie. Alleen voor de AI-functies worden gegevens verwerkt door partijen in de Verenigde Staten, op basis van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie en met aanvullende afspraken dat er niet op wordt getraind.

7. Datalekken

Ontdekken wij een inbreuk waarbij gegevens van de klant betrokken zijn, dan melden we dat zonder onnodige vertraging en uiterlijk binnen 48 uur, met wat we weten over de aard, de omvang en de maatregelen die we nemen. Melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens en het informeren van betrokkenen doet de klant zelf; wij leveren de informatie die daarvoor nodig is.

8. Rechten van betrokkenen

Krijgen wij een verzoek van iemand wiens gegevens in het platform staan, dan sturen we die door naar de klant en beantwoorden we het niet zelf. Wij helpen de klant om zo'n verzoek af te handelen met de mogelijkheden die het platform biedt.

9. Controle

De klant mag eens per jaar controleren of wij ons aan deze overeenkomst houden, en vaker als daar aanleiding toe is. We leveren eerst de informatie die we hebben; is een audit ter plaatse nodig, dan kondigt de klant die dertig dagen van tevoren aan en draagt hij de kosten daarvan, tenzij er tekortkomingen aan het licht komen.

10. Einde van de overeenkomst

Zegt de klant op, dan kan hij zijn gegevens exporteren. Dertig dagen na het einde verwijderen wij alle persoonsgegevens uit de actieve omgeving; reservekopieën verlopen binnen negentig dagen. Op verzoek bevestigen we de verwijdering schriftelijk. Gegevens die wij wettelijk moeten bewaren, zoals facturen, bewaren we alleen daarvoor.

11. Aansprakelijkheid en recht

Op deze overeenkomst gelden de aansprakelijkheidsbepalingen uit onze algemene voorwaarden. Nederlands recht is van toepassing.

Wil je een ondertekend exemplaar voor je eigen dossier, of gebruikt jouw organisatie een eigen model? Stuur een bericht naar support@platformkinderopvang.nl — dat regelen we.